Ciclo di vita dettagliato

Questa appendice descrive tutti gli stati possibili durante il ciclo di vita di un’istanza su GeoTecSUE, inclusi stati specifici regionali, stati deprecati e casistiche particolari.

Per una panoramica semplificata degli stati principali, consulta Nozioni di base - Ciclo di vita.

Organizzazione degli stati

Gli stati sono organizzati in categorie:

Stati di lavorazione del professionista: Fasi sotto il tuo controllo
Stati di lavorazione dell’Ente: Fasi gestite dall’amministrazione
Stati di integrazione: Richieste e invii di documentazione aggiuntiva
Stati finali: Conclusione del procedimento
Stati regionali specifici: Piemonte (Notifica Preliminare)
Stati non utilizzati: Deprecati o in disuso

Stati di lavorazione del professionista

Questi stati si verificano quando la pratica è sotto il tuo controllo, prima della trasmissione all’Ente.

In Creazione

Durata: Pochi minuti

Cosa significa: L’istanza è stata appena creata ma non ancora salvata per la prima volta.

Cosa puoi fare:

Compilare i campi iniziali
Salvare per passare a “In Compilazione”
Chiudere senza salvare (l’istanza viene persa)

Stato successivo:

In Compilazione (se salvi)
Nessuno (se chiudi senza salvare)

Questo stato è transitorio e dura solo il tempo necessario per il primo salvataggio.

In Compilazione

Cosa significa: L’istanza è stata salvata ma non è ancora completa. Mancano:

Campi obbligatori non compilati
Allegati obbligatori non caricati
Pagamenti PagoPA obbligatori non effettuati

Cosa puoi fare:

Proseguire la compilazione
Salvare e riprendere in seguito (nessun limite di tempo)
Condividere con soggetti compilatori
Cancellare l’istanza se non serve più

Stato successivo:

Completata (quando tutti i campi/allegati/pagamenti obbligatori sono inseriti)

Puoi tenere un’istanza “In Compilazione” per tutto il tempo necessario. Non ci sono scadenze.

Completata

Cosa significa: Il sistema ha validato con successo l’istanza. Tutti i requisiti sono soddisfatti:

✅ Tutti i campi obbligatori compilati
✅ Tutti gli allegati obbligatori caricati
✅ Pagamenti obbligatori effettuati

Cosa puoi fare:

Generare il PDF dell’istanza
Passare a “Firmata” (se la firma è obbligatoria)
Inviare direttamente (se la firma non è obbligatoria)

Stato successivo:

Firmata (se l’Ente richiede la firma digitale)
Inviata (se la firma non è obbligatoria e invii direttamente)

La necessità della firma digitale dipende dalle impostazioni dell’Ente. Se richiesta, devi firmare il PDF generato prima di inviare.

Firmata

Cosa significa: Il PDF dell’istanza è stato:

Generato dal sistema
Scaricato sul tuo computer
Firmato digitalmente con firma CAdES (.p7m)
Ricaricato su GeoTecSUE

Cosa puoi fare:

Inviare l’istanza all’Ente

Stato successivo:

Inviata (dopo la trasmissione)

La firma deve essere in formato CAdES (.p7m). Formati diversi (PAdES) non sono accettati da tutti gli Enti.

Stati di lavorazione dell’Ente

Questi stati si verificano dopo la trasmissione, quando la pratica è in gestione all’Ente.

Inviata

Cosa significa: L’istanza è stata trasmessa all’Ente ed è in attesa di protocollazione.

Cosa genera il sistema:

Ricevuta di invio: Disponibile per il download pochi istanti dopo la trasmissione

Cosa puoi fare:

Consultare il dettaglio della pratica
Scaricare la ricevuta di invio
Attendere la protocollazione

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni
❌ Inviare integrazioni
❌ Modificare i dati

Durata tipica: Nel caso in cui sia attiva la protocollazione automatica, questo stato durerà pochi minuti. Se non è attiva, potrebbe durare anche qualche giorno

Stato successivo:

Protocollata (dopo l’assegnazione del protocollo)
Rifiutata (raro, solo se l’Ente non ha protocollazione automatica - deprecato)

In molti Enti la protocollazione è automatica, rendendo la transizione da “Inviata” a “Protocollata” molto rapida (pochi minuti).

Protocollata

Cosa significa: L’Ufficio Protocollo dell’Ente ha:

Ricevuto la pratica
Assegnato un numero di protocollo
Assegnato una data di protocollo
Inserito la pratica nel sistema documentale

Cosa genera il sistema:

Ricevuta di protocollazione: Disponibile per il download pochi istanti dopo

Cosa puoi fare:

Consultare numero e data di protocollo
Scaricare la ricevuta di protocollazione
Attendere la registrazione

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni (fino allo stato “Registrata”)
❌ Inviare integrazioni
❌ Modificare i dati

Durata tipica: Da poche ore a diversi giorni (dipende dai tempi dell’Ufficio Tecnico)

Stato successivo:

Registrata (dopo la presa in carico dall’Ufficio Tecnico)

Registrata

Cosa significa: L’Ufficio competente (solitamente Ufficio Tecnico) ha preso in carico la pratica assegnando:

Numero di registrazione (numero di pratica interno)
Data di registrazione
Contestualmente potrebbe essere stato anche indicato il Responsabile del Procedimento (se previsto)
Contestualmente potrebbe essere stato anche indicato il Responsabile del Servizio (se previsto)

Cosa genera il sistema:

Ricevuta di registrazione: Disponibile per il download pochi istanti dopo

Cosa puoi fare:

✅ Inviare comunicazioni (es. Inizio Lavori, Fine Lavori)
✅ Inviare integrazioni spontanee (se l’Ente lo consente)
✅ Consultare l’assegnazione ai responsabili
✅ Monitorare lo stato dell’istruttoria

Stato successivo:

Richiesta Integrazioni (se l’Ente richiede documenti)
Esecutiva (se l’Ente rilascia il provvedimento)
Archiviata (se richiedi l’archiviazione o l’Ente la decide)
Diniego (se l’Ente respinge la pratica)

Importante: Solo da questo stato in poi puoi interagire attivamente con la pratica inviando comunicazioni e integrazioni.

Stati di integrazione documentale o richiesta di archiviazione

Questi stati si verificano quando l’Ente richiede documentazione aggiuntiva o quando richiedi l’archiviazione.

Richiesta Integrazioni

Cosa significa: L’Ente ha aperto formalmente una richiesta di integrazione documentale durante l’istruttoria.

Effetti:

I termini del procedimento vengono interrotti
Il sistema si predispone a ricevere i documenti richiesti
A seconda della configurazione dell’Ente, altre attività potrebbero essere bloccate

Cosa puoi fare:

✅ Visualizzare i documenti richiesti dall’Ente
✅ Caricare i file richiesti
✅ Caricare anche documenti aggiuntivi (se l’Ente lo consente)
✅ Trasmettere l’integrazione (quando hai caricato tutto)

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni (dipende dalla configurazione dell’Ente - alcuni lo consentono)
❌ Modificare i dati della pratica originale

Configurazioni possibili:

Solo documenti richiesti: Puoi caricare solo ciò che l’Ente ha esplicitamente richiesto
Documenti aggiuntivi consentiti: Puoi aggiungere anche altra documentazione

Stato successivo:

Invio Integrazioni (dopo aver trasmesso i documenti)

Le richieste di integrazione hanno spesso termini da rispettare. Verifica la richiesta dell’Ente e rispondi nei tempi previsti.

Invio Integrazioni

Cosa significa: Hai caricato e trasmesso correttamente l’integrazione documentale richiesta.

Durata tipica: Breve (simile allo stato “Inviata”)

Cosa puoi fare:

Attendere che l’Ente prenda in carico i documenti

Cosa NON puoi fare:

❌ Modificare o aggiungere documenti all’integrazione inviata
❌ Inviare comunicazioni (fino al ritorno allo stato precedente)

Stato successivo:

Ritorna allo stato precedente alla richiesta (solitamente Registrata, in alcuni casi Esecutiva)

Il ritorno allo stato precedente avviene quando l’Ente ha verificato e accettato i documenti integrativi.

Richiesta Archiviazione

Cosa significa: Hai compilato e trasmesso un’istanza di Richiesta Archiviazione collegata alla pratica.

Quando si usa:

I lavori non verranno eseguiti
La pratica non è più necessaria
Vuoi chiudere formalmente il procedimento

Cosa puoi fare:

Attendere la decisione dell’Ente

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni
❌ Modificare la pratica

Stato successivo:

Archiviata (se l’Ente accetta la richiesta)
Rimane in Richiesta di Archiviazione se l’Ente non accetta (deve effettuare ulteriori controlli)

La richiesta di archiviazione deve essere accettata dall’Ente. Non archivia automaticamente la pratica.

Stati finali

Questi stati rappresentano la conclusione del procedimento amministrativo. Se raggiunti quelli negativi (ad esempio Archiviata o Diniego), le possibilità di azione sono limitate o nulle.

Esecutiva

Cosa significa: L’Ente ha completato l’istruttoria e rilasciato il provvedimento favorevole.

Dati associati:

Numero del provvedimento
Data del provvedimento

Esempi:

Rilascio Permesso di Costruire
Approvazione Autorizzazione Paesaggistica

Cosa puoi fare:

✅ Inviare comunicazioni (es. Inizio Lavori, Fine Lavori)
✅ Inviare integrazioni spontanee (se consentite)
✅ Scaricare il provvedimento e gli allegati timbrati
✅ Operare sulla pratica come nello stato “Registrata”

Caratteristiche:

Non è uno stato bloccante: Puoi continuare a interagire
La pratica è tecnicamente conclusa ma gestibile

“Esecutiva” significa che il provvedimento è stato rilasciato ed è efficace. Puoi comunque inviare comunicazioni (es. Inizio Lavori).

Archiviata

Cosa significa: La pratica è stata archiviata e chiusa definitivamente.

Come si arriva:

Su tua richiesta: Hai inviato una Richiesta di Archiviazione accettata dall’Ente
Per decisione dell’Ente: L’Ente ha archiviato la pratica per vari motivi

Motivi tipici di archiviazione dell’Ente:

Pratica presentata per errore
Documentazione non conforme e non integrabile
Pratica presentata allo sportello sbagliato (SUAP invece di SUE)
Mancato rispetto dei termini di integrazione
Rinuncia del titolare

Cosa puoi fare:

✅ Visualizzare la pratica
✅ Scaricare documenti e ricevute
✅ Consultare la motivazione dell’archiviazione

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni
❌ Inviare integrazioni
❌ Modificare alcun dato
❌ Riaprire la pratica

Visibilità: La pratica rimane visibile nel tuo elenco istanze ma non è più operativa.

L’archiviazione è definitiva. Se hai bisogno di ripresentare la pratica, dovrai creare una nuova istanza.

Diniego

Cosa significa: L’Ente ha respinto la pratica dopo l’istruttoria, esprimendo parere negativo.

Come si arriva: Solo per decisione dell’Ente (dopo aver valutato la pratica)

Differenza con “Archiviata”:

Diniego: Esito negativo dell’istruttoria tecnica con rigetto formale
Archiviata: Chiusura amministrativa per motivi procedurali

Cosa puoi fare:

✅ Visualizzare la pratica
✅ Scaricare il provvedimento di diniego
✅ Consultare le motivazioni

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni
❌ Inviare integrazioni
❌ Modificare alcun dato
❌ Riaprire la pratica

Visibilità: La pratica rimane visibile nel tuo elenco istanze ma non è più operativa.

In caso di diniego, se vuoi ripresentare la pratica dovrai creare una nuova istanza, eventualmente risolvendo i motivi del rigetto.

Revoca Delegato

Cosa significa: Il titolare della pratica ha richiesto all’Ente (fuori dal portale) di revocare il professionista incaricato.

Come si arriva:

Il titolare contesta l’operato del professionista ma non c’è accordo su una possibile voltura del tecnico a favore di un nuovo tecnico

Procedura:

Il titolare contatta l’Ente
Richiede formalmente la revoca del delegato
L’Ente modifica l’assegnazione nel gestionale
Lo stato passa a “Revoca Delegato”

Cosa puoi fare:

✅ Visualizzare la pratica

Cosa NON puoi fare:

❌ Inviare comunicazioni
❌ Inviare integrazioni
❌ Modificare alcun dato
❌ Operare in alcun modo

Caratteristiche:

Stato transitorio: In attesa dell’assegnazione a un nuovo professionista
Effetti simili ad “Archiviata” o “Diniego” per il professionista revocato

Se la tua pratica è in “Revoca Delegato”, contatta il titolare e l’Ente per chiarire la situazione. Non potrai più operare su questa pratica.

Stati regionali specifici: Piemonte

Questi stati si applicano solo ai Comuni della Regione Piemonte che hanno attivato la trasmissione della Notifica Preliminare tramite GeoTecSUE.

Se non operi in Piemonte o non gestisci Notifiche Preliminari, puoi saltare questa sezione.

Inviata SPRESALWEB (via MUDE)

Ambito: Solo Notifica Preliminare in Regione Piemonte

Cosa significa: La Notifica Preliminare è stata trasmessa al sistema MUDE (Modello Unico Digitale per l’Edilizia) che la inoltrerà a SPRESALWEB (sistema SPRESAL regionale).

Cosa genera il sistema:

Ricevuta di invio: Disponibile per il download dall’elenco istanze o dal dettaglio

Cosa puoi fare:

Attendere la protocollazione da parte di SPRESALWEB

Stato successivo:

Protocollata SPRESALWEB

Protocollata SPRESALWEB

Ambito: Solo Notifica Preliminare in Regione Piemonte

Cosa significa: Il sistema SPRESAL ha protocollato la Notifica Preliminare in modalità asincrona (non in tempo reale).

Cosa genera il sistema:

Ricevuta di protocollazione: Disponibile per il download

Durata protocollazione: Normalmente poche ore (non immediato come altre pratiche)

Caratteristiche:

La protocollazione non è eseguita dall’Ente comunale
È gestita centralmente dal sistema SPRESAL regionale
Questo è lo stato finale per le Notifiche Preliminari

Stato successivo:

Nessuno (è uno stato finale)

Per le Notifiche Preliminari Piemonte non sono previsti ulteriori stati oltre “Protocollata SPRESALWEB”. Il procedimento si conclude qui.

Stati non utilizzati o deprecati

Questi stati esistono ancora tecnicamente ma sono sconsigliati, in disuso o non più applicabili nella maggior parte dei casi.

Rifiutata

Stato: DEPRECATO - Sconsigliato l’utilizzo

Cosa significava: Prima della protocollazione, l’Ente poteva “intercettare” la pratica e rifiutarla con motivazione senza inserirla nei sistemi gestionali (Protocollo e Ufficio Tecnico).

Quando si raggiungeva:

Stato: Inviata → L’Ente valutava → Passava a Rifiutata
La pratica veniva respinta prima della protocollazione

Perché è deprecato:

Protocollazione automatica: La maggior parte degli Enti ha protocollazione automatica che non consente più il rifiuto preventivo
Perdita di tracciabilità: Con il rifiuto non si tiene alcuna traccia della pratica nei sistemi dell’Ente (problematico per ricerche future, statistiche, trasparenza)
Migliore pratica: È consigliato protocollare, registrare e poi archiviare (con motivazione), mantenendo così tracciabilità completa

Alternativa consigliata:

Protocollo → Registrazione → Archiviazione (con motivazione del rifiuto)

Effetto per il professionista:

Simile ad “Archiviata”: Pratica non operativa, visibile ma bloccata
Differenza: Non ha protocollo né registrazione

Se vedi una pratica in stato “Rifiutata”, significa che l’Ente usa ancora procedure manuali vecchie. Contatta l’ufficio per chiarimenti.

Verificata

Stato: NON TRASMESSO SU GEOTECSUE - Uso interno Ente

Cosa significa: Su alcuni gestionali dell’Ente è possibile marcare una pratica come “verificata” dopo controllo.

Pratiche interessate:

SCIA (Segnalazione Certificata Inizio Attività)
CILA (Comunicazione Inizio Lavori Asseverata)
Altre pratiche non soggette a rilascio di titolo

Contesto normativo:

Queste pratiche sono auto-certificate dal professionista
L’Ente può effettuare controlli (puntuali o a campione)
Alcuni regolamenti prevedono controllo su percentuale minima di pratiche

Perché NON viene trasmesso su GeoTecSUE:

Concetto interno: La verifica è una procedura amministrativa interna all’Ente
Irrilevanza per il professionista: Il professionista non ha bisogno di conoscere se/quando l’Ente ha verificato (vale il silenzio assenso)
Nessun effetto procedurale: La verifica non cambia lo stato formale della pratica

Cosa vede il professionista:

La pratica rimane in stato Registrata o Esecutiva
L’eventuale verifica è trasparente e non comunicata

Se il tuo gestionale mostra “Verificata” internamente, va bene. Semplicemente non viene propagato al professionista su GeoTecSUE perché non rilevante per lui.

Riepilogo degli stati per categoria

Stati operativi del professionista

✅ In Creazione
✅ In Compilazione
✅ Completata
✅ Firmata

Stati di lavorazione Ente

✅ Inviata
✅ Protocollata
✅ Registrata

Stati di integrazione

✅ Richiesta Integrazioni
✅ Invio Integrazioni
✅ Richiesta Archiviazione

Stati finali

✅ Esecutiva (operativa, con provvedimento)
✅ Archiviata (chiusa)
✅ Diniego (respinta)
✅ Revoca Delegato (sospesa, in attesa nuovo professionista)

Stati regionali (solo Piemonte - Notifica Preliminare)

✅ Inviata SPRESALWEB (via MUDE)
✅ Protocollata SPRESALWEB

Stati deprecati/non utilizzati

❌ Rifiutata (deprecato)
❌ Verificata (non trasmesso)

Prossimi passi

Ciclo di vita semplificato (nozioni di base)
Visualizzare il dettaglio di una pratica
Stati PagoPA (appendice)

Hai bisogno di chiarimenti? Contatta l’assistenza tecnica.