Nozioni di base

Questa sezione introduce i concetti fondamentali per utilizzare GeoTecSUE in modo efficace.

Cos’è GeoTecSUE

GeoTecSUE è la piattaforma web per la trasmissione telematica delle pratiche edilizie alla Pubblica Amministrazione.

Un sistema di transito, non di archiviazione

Importante: GeoTecSUE è un sistema di transito, non di conservazione documentale.

I documenti trasmessi rimangono disponibili sulla piattaforma per 6 mesi dalla data di registrazione dell’istanza, dopodiché vengono automaticamente eliminati. È responsabilità del professionista conservare localmente copia della documentazione inviata.

Conservazione temporanea: Tutti gli allegati caricati saranno eliminati dopo 6 mesi dalla registrazione. Conserva sempre una copia locale dei tuoi documenti.

Funzionalità principali

Con GeoTecSUE puoi:

Compilare e trasmettere istanze edilizie
Rispondere a richieste di integrazione documentale
Inviare comunicazioni associate alle pratiche (es. inizio lavori, fine lavori)
Monitorare in tempo reale lo stato delle tue pratiche
Consultare lo storico delle istanze trasmesse
Gestire anagrafiche di richiedenti, professionisti e imprese

Tipologie di istanze

Nel portale esistono tre tipologie di istanze. Ogni istanza è identificata da un codice univoco di 19 cifre (la “chiave”) assegnato automaticamente al momento della creazione e mai modificato durante il ciclo di vita.

Pratica

La pratica è un’istanza autonoma che avvia un procedimento amministrativo indipendente.

Esempi: Permesso di Costruire, SCIA, CILA, Autorizzazione Paesaggistica.

Caratteristiche:

Vive di “luce propria” senza dipendere da altre istanze
Ha un proprio iter amministrativo completo
Viene protocollata e registrata autonomamente dall’Ente
Può contenere comunicazioni e integrazioni collegate

Comunicazione

La comunicazione è un’istanza collegata a una pratica già esistente e ne definisce eventi specifici del ciclo edilizio.

Esempi: Inizio Lavori, Fine Lavori.

Caratteristiche:

Richiede sempre una pratica “genitore” già esistente
Non può essere creata in modo autonomo
Non ha una registrazione indipendente
Segue il ciclo di vita della pratica principale

Una comunicazione non può esistere senza una pratica di riferimento. Una comunicazione non può essere creata fino a che la pratica principale non è stata almeno registrata dall’Ente.

Integrazione

L’integrazione fornisce documentazione aggiuntiva richiesta dall’Ente o inviata spontaneamente dal professionista durante l’istruttoria.

Tipologie:

Integrazione richiesta: l’Ente ha aperto formalmente una richiesta di integrazione documentale
Integrazione spontanea: il professionista aggiunge documenti di propria iniziativa per completare la pratica

Caratteristiche:

Come la comunicazione, richiede una pratica esistente
Può essere inviata solo se la pratica è in stato “Registrata” o successivi
La possibilità di inviare integrazioni spontanee dipende dalle impostazioni dell’Ente

Verifica con il tuo Ente: Alcuni Enti disabilitano le integrazioni spontanee. Controlla le impostazioni specifiche o contatta l’ufficio competente prima di procedere.

Ciclo di vita di un’istanza

Ogni istanza attraversa diversi stati durante il suo percorso, dalla creazione alla chiusura. Di seguito gli stati principali che incontrerai più frequentemente.

Stati di lavorazione del professionista

In Creazione
L’istanza è appena stata creata ma non ancora salvata per la prima volta. Questo stato dura pochi istanti.

In Compilazione
L’istanza è stata salvata ma risulta ancora incompleta. Possono mancare:

Campi obbligatori non compilati
Documenti obbligatori non caricati
Pagamenti obbligatori non effettuati

Puoi salvare e riprendere la compilazione in qualsiasi momento.

Completata
Tutti i dati, documenti e pagamenti obbligatori sono stati inseriti correttamente. Il sistema ha validato l’istanza con successo.

Firmata
Hai generato il PDF dell’istanza, lo hai firmato digitalmente con il tuo dispositivo di firma e lo hai ricaricato sulla piattaforma. L’istanza è pronta per essere trasmessa all’Ente.

La firma digitale è obbligatoria per tutte le istanze. Assicurati di avere a disposizione un dispositivo di firma valido (smart card, token USB, firma remota).

Stati di lavorazione dell’Ente

Inviata
L’istanza è stata trasmessa all’Ente ed è uscita dalla tua responsabilità diretta. Da questo momento il ciclo di vita dipende dalle azioni dell’Ente.

All’atto della trasmissione, GeoTecSUE genera automaticamente la ricevuta di invio scaricabile dal dettaglio dell’istanza.

Protocollata
L’Ente ha assegnato numero e data di protocollo all’istanza, inserendola formalmente nel proprio sistema documentale.

GeoTecSUE genera automaticamente la ricevuta di protocollazione. In questa fase non puoi ancora inviare comunicazioni o integrazioni.

Registrata (solo per pratiche)
L’Ufficio competente (tipicamente l’Ufficio Tecnico) ha preso in carico la pratica, assegnando:

Numero di registrazione
Data di registrazione
Eventualmente un responsabile del procedimento

Da questo momento puoi nuovamente interagire con la pratica inviando comunicazioni e, se previsto dall’Ente, integrazioni spontanee.

GeoTecSUE genera automaticamente la ricevuta di registrazione (disponibile solo per le pratiche, non per comunicazioni o integrazioni).

Lo stato “Registrata” è fondamentale: solo da questo momento in poi puoi inviare comunicazioni come Inizio Lavori o Fine Lavori.

Stati di integrazione documentale

Richiesta Integrazioni
L’Ente ha aperto formalmente una richiesta di integrazione durante l’istruttoria della pratica.

Devi:

Accedere al dettaglio della pratica
Consultare la richiesta dell’Ente nell’apposita sezione
Caricare i documenti richiesti
Trasmettere l’integrazione

Invio Integrazioni
Hai caricato e trasmesso all’Ente i documenti richiesti. La pratica torna in istruttoria.

Stati finali

Esecutiva
L’Ente ha completato l’istruttoria e rilasciato il provvedimento favorevole. Alla pratica sono associati:

Numero del provvedimento
Data del provvedimento

Esempi: Rilascio Permesso di Costruire, Autorizzazione Paesaggistica approvata.

Archiviata
La pratica è stata archiviata. Questo può avvenire in due modi:

Su richiesta del professionista (tramite apposita istanza)
Per decisione diretta dell’Ente (es. pratica errata, non conforme, presentata allo sportello sbagliato)

In questo stato puoi visualizzare la pratica ma non puoi più operare (niente comunicazioni, integrazioni o modifiche).

Diniego
L’Ente ha espresso parere negativo dopo l’istruttoria. Come per l’archiviazione, puoi visualizzare la pratica ma non puoi più operare su di essa.

Revoca Delegato
Si verifica quando il titolare della pratica contesta l’operato del professionista originale e revoca formalmente l’incarico. Il professionista può visualizzare la pratica ma non può più operare.

Per stati meno frequenti o specifici di alcune Regioni (es. stati SPRESALWEB per il Piemonte, stato “Verificata”, “Rifiutata”), consulta la sezione Appendice: Ciclo di vita dettagliato.

Diagramma del ciclo di vita

Ciclo di vita di un'istanza GeoTecSUE

Il diagramma mostra il percorso completo di un’istanza dalla creazione alla chiusura. Gli stati in azzurro sono gestiti dal professionista, quelli in arancione dall’Ente.

Professionista principale

Chi crea un’istanza diventa automaticamente il professionista principale e mantiene questo ruolo per tutta la vita dell’istanza, fino a un’eventuale voltura formale.

Visibilità verso l’Ente

Agli occhi dell’Ente, il professionista principale è:

Il compilatore dell’istanza
Il responsabile della trasmissione
L’unico interlocutore ufficiale per la pratica

Questo rimane vero anche se altre persone collaborano alla compilazione tramite il sistema dei soggetti compilatori (vedi sezione successiva).

Esclusione dai soggetti coinvolti

Il professionista principale può anche scegliere di non comparire tra i professionisti coinvolti nella pratica (es. progettista, direttore lavori). In questo caso:

All’Ente risulterà solo come “compilatore” e “professionista principale”
Non apparirà nella lista dei tecnici incaricati (progettisti, direttori lavori, ecc.)

Questa scelta è utile quando il professionista principale agisce solo come intermediario per la compilazione, ma non ha ruoli tecnici nella pratica.

Soggetti compilatori aggiuntivi

Il professionista principale può condividere la pratica con altri professionisti per collaborare alla compilazione, sia durante la fase di compilazione iniziale che nelle fasi successive.

Ruoli disponibili

Amministratore
Ha controllo quasi completo sulla pratica:

✅ Può:

Modificare dati e allegati
Aggiungere ed eliminare documenti
Effettuare pagamenti PagoPA
Creare comunicazioni all’interno di pratiche già trasmesse
Trasmettere istanze all’Ente
Cancellare istanze in compilazione

❌ Non può:

Gestire i soggetti della pratica (aggiungere/rimuovere altri compilatori)

Utente Modifica
Ha controllo parziale sulla pratica:

✅ Può:

Modificare i dati della pratica
Aggiungere allegati
Eliminare solo gli allegati caricati da lui stesso
Effettuare pagamenti PagoPA
Creare comunicazioni all’interno di pratiche già trasmesse

❌ Non può:

Trasmettere istanze all’Ente
Cancellare istanze in compilazione
Eliminare allegati caricati da altri
Gestire i soggetti della pratica

La differenza principale tra i due ruoli è che solo l’Amministratore può trasmettere istanze e cancellare pratiche in compilazione. L’Utente Modifica è ideale per collaboratori che devono solo inserire dati senza responsabilità di invio.

Come aggiungere un soggetto compilatore

Metodo 1 - Dalla lista pratiche:

Nella sezione “Lista Pratiche in fase di compilazione”
Clicca sul bottone “Soggetti” (icona blu o verde) accanto alla pratica
Inserisci il codice fiscale del professionista da aggiungere
Seleziona il ruolo (Amministratore o Utente Modifica)
Conferma l’operazione

Metodo 2 - Dal dettaglio pratica:

Apri il dettaglio della pratica
Clicca su Gestione Soggetti (pulsante in alto a destra)
Inserisci il codice fiscale del professionista
Seleziona il ruolo
Conferma l’operazione

Per approfondire l’interfaccia, consulta Interfaccia e convenzioni.

Prerequisiti per aggiungere un soggetto

Il professionista che vuoi aggiungere deve aver effettuato almeno un accesso a GeoTecSUE dell’Ente di riferimento.

Se il sistema non trova il professionista cercato, significa che questa persona non ha mai effettuato il login su GeoTecSUE di quell’Ente. Non è necessario che abbia mai trasmesso pratiche, basta un singolo accesso al portale.

Chiedi al collega di:

Accedere a GeoTecSUE con SPID o CIE
Completare eventualmente il proprio profilo
Confermarti l’accesso avvenuto

Dopodiché potrai aggiungerlo come soggetto compilatore.

Trasparenza per l’Ente

Importante: L’aggiunta di soggetti compilatori è completamente trasparente e invisibile all’Ente.

Anche se:

Un Amministratore compila interamente la pratica
Un Amministratore trasmette l’istanza all’Ente
Un Amministratore crea e invia comunicazioni (es. Inizio Lavori)
Più persone collaborano alla compilazione

All’Ente risulterà sempre e comunque il professionista principale come unico responsabile della compilazione e della trasmissione.

Il concetto di “soggetto compilatore” esiste esclusivamente nel rapporto interno tra professionisti e non ha alcun valore o visibilità verso la Pubblica Amministrazione.

Questo sistema è ideale per studi associati, società di ingegneria o collaborazioni tra professionisti, permettendo una gestione flessibile delle pratiche senza complicare i rapporti con l’Ente.

Riepilogo dei concetti chiave

Prima di procedere con l’uso operativo di GeoTecSUE, assicurati di aver compreso questi concetti fondamentali:

Conservazione temporanea: I documenti sono disponibili solo per 6 mesi dalla registrazione
Chiave univoca: Ogni istanza ha un codice di 19 cifre mai modificato
Tre tipologie: Pratica (autonoma), Comunicazione (collegata), Integrazione (aggiuntiva)
Stati critici: Registrata (per consentire di inviare comunicazioni e/o integrazioni), Richiesta Integrazioni (azione richiesta)
Professionista principale: Rimane il solo responsabile agli occhi dell’Ente
Collaborazione: Puoi condividere pratiche con colleghi mantenendo il controllo

Prossimi passi:

Consulta Interfaccia e convenzioni per familiarizzare con l’interfaccia
Leggi Creazione di una nuova istanza per iniziare a lavorare
Per stati particolari, vedi Appendice: Ciclo di vita dettagliato