Gestione anagrafiche

Questa sezione spiega come gestire le anagrafiche su GeoTecSUE per velocizzare la compilazione delle pratiche.

Cos’è l’anagrafica

L’anagrafica è il tuo database personale di soggetti ricorrenti che utilizzi frequentemente nelle pratiche:

  • Richiedenti: Titolari e co-intestatari delle istanze
  • Professionisti: Architetti, ingegneri, geologi, coordinatori sicurezza, ecc.
  • Imprese: Ditte individuali e società coinvolte nei lavori

Vantaggi dell’anagrafica

✅ Risparmio di tempo: Inserisci i dati una volta sola, li riusi in tutte le pratiche
✅ Riduzione errori: Dati sempre corretti e coerenti
✅ Gestione centralizzata: Modifichi in un posto, si aggiorna ovunque
✅ Allegati predefiniti: Puoi associare documenti ricorrenti (es. copie documenti identità)

Anagrafica globale

Importante: Grazie all’accesso con SPID o CIE, le tue anagrafiche sono globali e non specifiche di un singolo Comune. Se aggiungi un soggetto lavorando per il Comune A, lo ritrovi disponibile anche quando lavori per il Comune B.

Tre tipologie di anagrafica

GeoTecSUE gestisce tre anagrafiche separate per tipologia di soggetto.

1. Anagrafica Richiedenti

Chi sono: Persone fisiche (o giuridiche) che risultano titolari o co-intestatari delle pratiche.

Esempi:

  • Proprietari di immobili per cui presenti pratiche ricorrenti
  • Co-intestatari fissi (es. comproprietari)

Dati salvati:

  • Dati anagrafici (Cognome, Nome, CF, data/luogo nascita)
  • Residenza
  • Contatti (Email, PEC, telefono)
  • Eventuale società/ente associato

Quando usarla: Durante la compilazione delle sezioni “Dati Titolare” e “Altri Titolari”.

2. Anagrafica Professionisti

Chi sono: Tecnici abilitati che intervengono nelle pratiche.

Esempi:

  • Colleghi del tuo studio
  • Consulenti esterni ricorrenti (geologo, acustico, energetico)
  • Coordinatori sicurezza con cui collabori abitualmente
  • Direttori dei lavori

Dati salvati:

  • Dati anagrafici
  • Ordine professionale e numero iscrizione
  • Contatti professionali

Quando usarla: Durante la compilazione della sezione “Soggetti Coinvolti” → “Tecnici Incaricati”.

3. Anagrafica Imprese

Chi sono: Ditte individuali e società che eseguono i lavori.

Esempi:

  • Imprese edili con cui lavori abitualmente
  • Fornitori specializzati

Dati salvati:

  • Denominazione (Ragione sociale)
  • Partita IVA
  • Sede legale
  • Rappresentante legale
  • Contatti aziendali

Quando usarla: Durante la compilazione della sezione “Soggetti Coinvolti” → “Imprese Esecutrici”.

Come popolare le anagrafiche

Puoi aggiungere soggetti alle anagrafiche in due modi.

Metodo 1: Durante la compilazione di una pratica

Il modo più naturale è salvare i soggetti mentre stai compilando una pratica.

Salvare il Titolare principale

Dove: Sezione “Dati Titolare” all’inizio della compilazione

Procedura:

  1. Compila tutti i dati del titolare
  2. Prima di salvare, spunta la voce:
    ☑️ “Se la validazione è andata a buon fine, salva il richiedente sulla mia anagrafica”
  3. Procedi con la compilazione della pratica
  4. Quando clicchi “Valida e Salva” e la validazione ha successo:
    • La pratica viene completata
    • Il titolare viene automaticamente salvato nell’anagrafica richiedenti

Il salvataggio in anagrafica avviene solo se la validazione ha successo. Se ci sono errori nella pratica, il titolare non viene salvato.

Quando è utile:

  • Prima pratica per un nuovo cliente
  • Vuoi aggiungere il titolare all’anagrafica per riutilizzarlo in futuro

Salvare Co-intestatari

Dove: Sezione “Soggetti Coinvolti” → “Altri Titolari”

Procedura:

  1. Clicca “Aggiungi titolare”
  2. Compila i dati del co-intestatario
  3. Spunta:
    ☑️ “Salva il richiedente sulla mia anagrafica”
  4. Clicca “Salva” (il pulsante per salvare il co-intestatario)
  5. Il co-intestatario viene immediatamente aggiunto all’anagrafica richiedenti

A differenza del titolare principale, il co-intestatario viene salvato immediatamente quando clicchi “Salva”, non serve attendere la validazione finale.

Salvare Professionisti

Dove: Sezione “Soggetti Coinvolti” → “Tecnici Incaricati”

Procedura:

  1. Seleziona il ruolo del tecnico (Progettista, Direttore Lavori, ecc.)
  2. Clicca “Aggiungi”
  3. Compila i dati del professionista
  4. Spunta:
    ☑️ “Salva il professionista sulla mia anagrafica”
  5. Clicca “Salva”
  6. Il professionista viene aggiunto all’anagrafica professionisti

Quando è utile:

  • Aggiungi un nuovo collaboratore
  • Prima volta che lavori con un consulente

Salvare Imprese

Dove: Sezione “Soggetti Coinvolti” → “Imprese Esecutrici”

Procedura:

  1. Clicca “Aggiungi impresa”
  2. Compila i dati dell’impresa
  3. Spunta:
    ☑️ “Salva l’impresa sulla mia anagrafica”
  4. Clicca “Salva”
  5. L’impresa viene aggiunta all’anagrafica imprese

Quando è utile:

  • Nuova impresa con cui inizi a collaborare
  • Vuoi velocizzare pratiche future con la stessa ditta

Metodo 2: Dalla sezione Anagrafica

Puoi gestire le anagrafiche direttamente dalla sezione dedicata, senza dover compilare una pratica.

Accedere alla sezione Anagrafica

  1. Dal menu principale, clicca su “Anagrafica”
  2. Scegli la tipologia di interesse:
    • Richiedenti
    • Professionisti
    • Imprese

Visualizzare i soggetti salvati

Ogni sezione mostra una tabella con tutti i soggetti già salvati nella tua anagrafica.

Colonne tipiche:

  • Cognome e Nome (o Nominativo del Legale Rappresentante per le imprese)
  • Ragione Sociale (per le imprese)
  • Codice Fiscale (per richiedenti e professionisti)
  • Indirizzo
  • Ordine professionale (solo professionisti)
  • Comune di insetimento
  • Azioni disponibili (Modifica, Elimina)

Aggiungere un nuovo soggetto

Procedura:

  1. In basso a sinistra della tabella, clicca il pulsante verde:
    • “Nuovo Richiedente” (nell’anagrafica richiedenti)
    • “Nuovo Professionista” (nell’anagrafica professionisti)
    • “Nuova Impresa” (nell’anagrafica imprese)

  2. Si apre un form di inserimento simile a quello della compilazione pratica

  3. Compila tutti i campi richiesti

  4. Opzione aggiuntiva: Puoi allegare documenti al soggetto (vedi sotto)

  5. Clicca “Salva”

  6. Il soggetto viene aggiunto all’anagrafica

Aggiungere soggetti dalla sezione Anagrafica è più comodo se devi popolare l’anagrafica in anticipo, prima di iniziare a compilare pratiche.

Allegare documenti al soggetto

Funzionalità esclusiva della sezione Anagrafica: puoi associare documenti ricorrenti ai soggetti.

Esempi di documenti utili:

Per Richiedenti:

  • Copia documento identità (carta identità, patente)
  • Visura catastale (per proprietari abituali)
  • Atto di proprietà
  • Procura (se il richiedente delega sempre la stessa persona)

Per Professionisti:

  • Certificato iscrizione Ordine
  • Polizza assicurativa
  • Documento identità

Per Imprese:

  • Visura camerale
  • DURC (Documento Unico Regolarità Contributiva)
  • Certificato iscrizione CCIAA

Come allegare un documento

Procedura:

  1. Nella schermata di inserimento/modifica del soggetto
  2. Vai alla sezione “Documenti allegati”
  3. Clicca “Aggiungi documento”
  4. Compila:
    • Tipo documento: Seleziona da menu (es. “Documento identità”, “Visura camerale”)
    • Data scadenza: Inserisci la data di validità del documento
    • File: Carica il file (PDF preferibilmente)
  5. Clicca “Carica”
  6. Il documento viene associato al soggetto

Vantaggi dei documenti allegati

✅ Autocompilazione intelligente: Quando selezioni un richiedente dall’anagrafica durante la compilazione, se ha un documento identità allegato ancora valido, il sistema lo carica automaticamente nell’istanza

✅ Gestione scadenze: Se il documento è scaduto, il sistema non lo carica

✅ Centralizzazione: Tieni tutti i documenti ricorrenti in un posto

Esempio pratico:

Scenario: Presenti spesso pratiche per il Sig. Rossi.

  1. Aggiungi il Sig. Rossi all’anagrafica richiedenti
  2. Alleghi la sua carta identità (scadenza: 31/12/2028)
  3. Quando compili una nuova pratica per Rossi:
    • Selezioni “Sig. Rossi” dal menu anagrafica
    • I suoi dati anagrafici si autocompilano
    • La copia della carta identità si carica automaticamente negli allegati
    • Se la carta fosse scaduta (dopo 31/12/2028), il sistema non la caricherebbe

Mantieni aggiornati i documenti allegati sostituendoli prima della scadenza per sfruttare al massimo l’autocompilazione.

Usare l’anagrafica in compilazione

Una volta popolata l’anagrafica, usarla è semplicissimo.

Selezionare un Richiedente

Dove: Sezione “Dati Titolare” o “Altri Titolari”

Procedura:

  1. Invece di compilare manualmente, cerca il menu a discesa “Seleziona il richiedente”
  2. Apri il menu: vedi l’elenco di tutti i richiedenti nella tua anagrafica
  3. Seleziona il soggetto desiderato
  4. Clicca “Carica Titolare” (o “Carica Co-intestatario”)
  5. Tutti i dati vengono compilati automaticamente

Cosa viene caricato:

  • ✅ Dati anagrafici completi
  • ✅ Residenza
  • ✅ Contatti
  • ✅ Eventuale società/ente associato
  • ✅ Documenti allegati ancora validi (se presenti)

Se alcuni dati del soggetto sono cambiati, puoi modificarli direttamente nel form. La modifica vale solo per questa pratica, non aggiorna l’anagrafica.

Selezionare un Professionista

Dove: Sezione “Soggetti Coinvolti” → “Tecnici Incaricati”

Procedura:

  1. Scegli il ruolo (Progettista, Direttore Lavori, ecc.)
  2. Apri il menu a discesa “Seleziona professionista”
  3. Scegli il professionista dall’elenco
  4. Clicca “Carica”
  5. I dati si autocompilano

Selezionare un’Impresa

Dove: Sezione “Soggetti Coinvolti” → “Imprese Esecutrici”

Procedura:

  1. Apri il menu a discesa “Seleziona impresa”
  2. Scegli l’impresa dall’elenco
  3. Clicca “Carica”
  4. I dati si autocompilano

Altri usi

In alcune istanze (ad esempio nell’Inizio lavori) nella sezione della Tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, devi selezionare un soggetto come responsabile: anche in questo caso puoi selezionare direttamente dalla tua anagrafica, senza dover compilare manualmente.

Modificare e gestire l’anagrafica

Modificare un soggetto

Dalla sezione Anagrafica:

  1. Vai su Menu → Anagrafica → [Tipologia]
  2. Trova il soggetto nella tabella
  3. Clicca il pulsante “Modifica” (matita gialla)
  4. Aggiorna i dati necessari
  5. Clicca “Salva”

Effetto: Il soggetto viene aggiornato nell’anagrafica. Le modifiche si applicano alle future pratiche, non a quelle già create.

Modificare un soggetto in anagrafica non aggiorna automaticamente le pratiche già in compilazione o inviate. Quelle mantengono i dati originali.

Eliminare un soggetto

Dalla sezione Anagrafica:

  1. Trova il soggetto nella tabella
  2. Clicca il pulsante “Elimina” (cestino rosso)
  3. Conferma l’eliminazione

Effetto: Il soggetto viene rimosso dall’anagrafica e non apparirà più nei menu a discesa delle nuove pratiche.

Eliminare dall’anagrafica non influenza pratiche già create. I dati rimangono nelle pratiche dove erano stati usati.

Consigli pratici

Popolare l’anagrafica gradualmente

Non serve caricare tutti i soggetti subito. Strategia consigliata:

  1. Inizia a compilare pratiche normalmente
  2. Durante la compilazione, spunta “Salva in anagrafica” per i soggetti ricorrenti
  3. Man mano l’anagrafica si popola automaticamente
  4. Dopo qualche settimana, avrai un’anagrafica completa senza sforzo extra

Aggiornare i documenti allegati

Se alleghi documenti ai richiedenti:

✅ Verifica periodicamente le scadenze (es. carte identità)
✅ Sostituisci i documenti prima della scadenza
✅ Elimina documenti obsoleti non più necessari

Gestire colleghi e collaboratori

Se lavori in uno studio associato:

✅ Salva tutti i colleghi nell’anagrafica professionisti
✅ Aggiungi i consulenti esterni ricorrenti (geologi, acustici, energetici)
✅ Tieni aggiornati i numeri di iscrizione agli ordini

Gestire imprese abituali

Se lavori con le stesse imprese:

✅ Salva le imprese principali nell’anagrafica
✅ Aggiorna le visure camerali annualmente
✅ Mantieni aggiornati i rappresentanti legali (cambiano!)

Domande frequenti

L’anagrafica è condivisa con altri professionisti?

No, la tua anagrafica è personale e privata. Solo tu puoi vederla e usarla.

Se modifico un soggetto in anagrafica, si aggiornano le pratiche già inviate?

No, le pratiche già create mantengono i dati originali. Le modifiche in anagrafica si applicano solo alle nuove pratiche che crei dopo la modifica.

C’è un limite di soggetti salvabili?

No. Puoi salvare quanti soggetti necessari.

Se elimino un soggetto dall’anagrafica, sparisce dalle pratiche già create?

No, le pratiche già create mantengono i dati. Eliminare dall’anagrafica impedisce solo di usarlo in nuove pratiche.

Posso salvare me stesso nell’anagrafica professionisti?

Sì, è utile se:

  • Hai più ruoli (es. progettista + direttore lavori)
  • Lavori per Enti con configurazioni diverse
  • Vuoi avere dati precompilati sempre aggiornati

Tieni però presente che, essendo il soggetto che ha fatto accesso con SPID o CIE il sistema ti ha già riconosciuto come professionista e sei già presente nell’anagrafica dei Professionisti.

I documenti allegati hanno limiti di dimensione?

Non ci sono limiti in fase di caricamento nell’anagrafica. Potrebbe però poi “bloccare” il caricamento quando si trova all’interno della pratica in cui ci sono vincoli di dimensione.

Posso allegare più documenti allo stesso soggetto?

Sì, puoi allegare più documenti (es. carta identità + visura + DURC per un’impresa).

Prossimi passi

Dopo aver popolato le anagrafiche:

Hai bisogno di aiuto? Contatta l’assistenza tecnica per supporto sulla gestione delle anagrafiche.